I dette blogginnlegget skal vi gjennomgå hvordan man kan styre regnskapskostnadene ved hjelp av noen enkle rutiner slik at man sparer vesentlig beløp ved regnskap samt tid ved administrasjon av regnskapet.
Vi har tatt forutsetning av at man har et digitalt regnskap som gir grunnlaget for å effektivisere hverdagen.
Åpne poster
Det lønner seg økonomisk og tidsmessig å betale selskapets forpliktelser gjennom et skybasert regnskapsprogram som gir åpne poster oppdatert i sanntid. Her kan man lett avstemme anskaffelser betalt med selskapets bedriftskort.
Rutinen over hvor ofte du behøver å motta disse, varierer med omfanget av bruken. Jo flere trasaksjoner jo oftere bør det avtales at du skal motta åpne poster.
EHF eller e-post
Selskapet bør be sine leverandører om å anvende EHF, evt e-post til bilaggsmottaket som et alternativ.
Bedriftsavtaler
Reduser kostnadene ved utleggene og tid ved å be om bedriftsavtaler.
Man ser lett behovet for bedriftsavtaler i aktivitetene ved utlegg og åpne poster.
Utlegg og reiseregninger
Ikke spar på kvitteringen, undertegnende stopper i kassen i butikken og øver på small talk foran hele køen for å ikke ta med kvitteringen. Veien vil ligge et sted mellom der samt spare på en haug av kvitteringer i bilen eller i en mappe for folk flest.
Prosjektregnskap
Prosjektregnskap kan ofte være tidkrevende. Nøkkelen er å slippe de ansatte inn i regnskapet samt være god på å oppdra leverandørene til å kreve en prosjektreferanse.
Ved utlegg, reiseregninger og åpne poster må de ansatte være nøye på å påføre prosjektreferanse ved innsending.
Kommentarer
Vær nøye på å kommenter
- Hvem som har sendt inn utlegget, hvis det ikke brukes en utleggs funksjon/modul hvis det kan være tvil om dette.
- Hvilket prosjekt forpliktelsen gjelder. Det bør ofte opprettes prosjekt på lager, arbeidstøy, verktøy, med mer der ikke kan belaste
- Bevertning ved representasjon og møter kreves det kommentar fra skatteetaten over formålet med møtet og hvem som var tilstede
